POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SIN RIESGOS S.A.S

Razón social:                 SIN RIESGOS S.A.S

Nit:                                 900.508.273-0

Domicilio:                      Pereira Risaralda.

Dirección comercial:     Carrera 12 Bis N° 8-48 Barrio los Rosales

Teléfono:                        320 662 2537

Correo electrónico:         jurídica@ sinriesgos.com.co (Notificación judicial)

Contacto:                      [email protected]

Página web:                    www.sinriesgos.co  

AVISO DE PRIVACIDAD

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales SIN RIESGOS S.A.S identificada con Nit N.º 900.508.273-0, domiciliada en la ciudad de Pereira, Risaralda bajo el nombre comercial de SIN RIESGOS, realizará el tratamiento de sus datos personales.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará SIN RIESGOS S.A.S con la información personal tendrá como finalidades las especificadas en la política de tratamiento de datos personales, las cuales giran en torno a la actividad económica principal del RESPONSABLE.

2. DERECHOS DEL TITULAR:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá́ carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes.

3. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en www.sinriesgos.co

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DATOS PERSONALES SIN RIESGOS S.A.S

1. Propósito

 De acuerdo con lo reglamentado por el Gobierno Nacional a través de la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentaciones, este manual tiene como propósito definir los alcances y políticas internas de SIN RIESGOS como responsable en el manejo de los datos personales de nuestros clientes.

2. Alcance

 El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de SIN RIESGOS y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

3. Responsable del tratamiento

 SIN RIESGOS S.A.S identificada con Nit N.º 900.508.273-0, domiciliada en la ciudad de Pereira, Risaralda bajo el nombre comercial de SIN RIESGOS, Teléfono 320 662 2537, Domicilio Carrera 12 Bis N° 8-48 Barrio los Rosales, Correo electrónico [email protected] (Notificación judicial) y Página web www.sinriesgos.co

4. Definiciones importantes a tener en cuenta

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios rectores del tratamiento de datos personales

 Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
• Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

6. Base de datos, tratamiento de datos y finalidad.

 Contenido de la base de datos

 En las bases de datos de SIN RIESGOS se almacena información general como nombre completo, tipo y número de identificación y datos de contacto como número de teléfono fijo, número de celular, correo electrónico y dirección de domicilio, datos públicos tales como antecedentes judiciales y datos semiprivados sobre su comportamiento financiero, actividad económica.

Parágrafo. En caso tal de requerir datos adicionales para determinada actividad en particular, se informará el titular de tal fin y se obtendrá autorización para tal fin.

• Datos sensibles

 Se consideran datos sensibles los relacionados con origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

No obstante, el RESPONSABLE no solicitará esta clase de datos y si llegare a hacerlo, el Titular se encuentra en la facultad de proporcionarlos o no.

• Tratamiento de datos personales y finalidad

 El tratamiento que realizará el RESPONSABLE con la información personal será́ el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, con fines comerciales, de control y supervisión con las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información, o los actos de él se deriven.
• Evaluar la calidad del servicio
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SIN RIESGOS y/o por terceras personas
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de SIN RIESGOS.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por SIN RIESGOS.

• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el RESPONSABLE tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes, o los actos que de este se deriven.

• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales.
• Prestar los servicios ofrecidos por SIN RIESGOS y aceptados en el contrato suscrito.
• Realizar la verificación y validez de los documentos enviados en el proceso de vinculación de contratistas y empleados: investigación de antecedentes en páginas públicas, documentación financiera, verificación de referencias.
• Realizar la verificación y validez de los documentos enviados en el proceso de vinculación y seguimiento al empleado: (antecedentes en páginas públicas, exámenes médicos).

7. Derechos de los titulares

 Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá́ carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

8. Obligaciones del responsable del Tratamiento de Datos Personales

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que SIN RIESGOS está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

(ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: B. (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (ix) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (x) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.2 Decreto 1074 de 2015) (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii)  Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

(vi)  Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Procedimientos internos sobre política de Tratamiento de Datos Personales

9.1. Procedimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información

La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información de datos personales se harán de acuerdo con los procedimientos descritos en este documento, garantizando el cumplimiento de las políticas de seguridad de información. Antes de iniciar la prestación de un servicio se deberá́ solicitar la autorización de uso de Datos Personales al Titular teniendo en cuenta:

La autorización para el uso de datos puede ser obtenida:

• Por escrito.
• Por medios electrónicos.
• Mediante conductas inequívocas del titular de la información que permitan concluir a los responsables que otorgó la autorización.

Los datos recolectados serán almacenados en bases de datos en medios electrónicos administradas por el responsable del tratamiento o quien este designe según las políticas de tratamiento de datos aquí dispuestas.

9.2 Procedimientos de presentación de peticiones, consultas y reclamos y para el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

9.2.1. Encargado de recepción de peticiones, consultas y reclamos.

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales en aplicación de lo dispuesto por la ley, deberá remitirse a SIN RIESGOS S.A.S  identificada con Nit N.º 900.508.273-0, domiciliada en la ciudad de Pereira, Risaralda bajo el nombre comercial de SIN RIESGOS, Teléfono 320 662 25 37, Domicilio Carrera 12 Bis, N° 8 – 48 Barrio los Rosales, Correo electrónico [email protected] (Notificación judicial) y Página web www.sinriesgos.co

Los PQRS que se deriven del tratamiento de datos personales podrá interponerse por radicación física o electrónica, bien sea haciendo uso del correo electrónico [email protected].

9.2.2. Procedimiento de presentación y respuesta de peticiones, consultas y reclamos.

• Presentación de Consultas

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de SIN RIESGOS, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá́ presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Ejercicio del derecho de Hábeas Data

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,

• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.
• Diligenciar el formulario que le sea remitido para tal fin, si es del caso.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SIN RIESGOS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá́ poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Esta política podrá́ ser modificada, razón por la cual le recomendamos revisar en nuestra página Web www.sinriesgos.co, donde se pondrá́ a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SIN RIESGOS S.A.S identificada con Nit N.º 900.508.273-0, domiciliada en la ciudad de Pereira, Risaralda bajo el nombre comercial de SIN RIESGOS, será responsable del tratamiento de datos personales, y en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, circular, transferir para las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información, o los actos de él se deriven.
• Evaluar la calidad del servicio
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SIN RIESGOS y/o por terceras personas
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de SIN RIESGOS.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por SIN RIESGOS.

• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual el RESPONSABLE tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de estas.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes, o los actos que de este se deriven.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales.
• Prestar los servicios ofrecidos por SIN RIESGOS y aceptados en el contrato suscrito.
• Realizar la verificación y validez de los documentos enviados en el proceso de vinculación de contratistas y empleados: investigación de antecedentes en páginas públicas, documentación financiera, verificación de referencias.
• Realizar la verificación y validez de los documentos enviados en el proceso de vinculación y seguimiento al empleado: (visita domiciliaria, antecedentes en páginas públicas, exámenes médicos, pruebas de alcohol y drogas).

Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.

Entiendo qué son datos sensibles aquellos que afectan mi intimidad como Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Reconozco que mis derechos como titular de los datos son los contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentos y en la Constitución, y anteriormente especificados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por SIN RIESGOS para consultas o ejercicio de mi derecho de Hábeas Data y mencionados en sus políticas.

Por lo anterior, al aceptar, otorgo mi consentimiento a SIN RIESGOS para que realice el tratamiento de mis datos de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta aquí y publicada por esta en su página web y que declaro haber conocido antes de proporcionar mis datos personales.

Manifiesto que la presente autorización la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.

La presente Política de Datos Personales se implementa a los dieciocho (18) dias del mes de marzo de 2022, y estará vigente hasta que se implemente una nueva Política.